Ένα συνέδριο μπορεί να διαρκέσει μία ημέρα, όμως η προετοιμασία και το περιβαλλοντικό του αποτύπωμα ξεκινούν πολύ νωρίτερα. Μετακινήσεις, catering, έντυπο υλικό, προσωρινές κατασκευές, εξοπλισμός και δώρα δημιουργούν μια ολόκληρη αλυσίδα δραστηριοτήτων γύρω από ένα εταιρικό event. Για αυτό, όλο και περισσότερες επιχειρήσεις αρχίζουν να εξετάζουν πώς μπορούν να οργανώνουν εκδηλώσεις με πιο βιώσιμο τρόπο.
Η λογική των sustainable events δεν σημαίνει ότι ένα συνέδριο πρέπει να στερηθεί την ποιότητα ή την εμπειρία. Σημαίνει ότι κάθε επιλογή εξετάζεται λίγο πιο προσεκτικά, ώστε να αποφεύγονται δαπάνες και υλικά που χρησιμοποιούνται για λίγες ώρες και στη συνέχεια καταλήγουν στα απορρίμματα.
Ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι το έντυπο υλικό. Προγράμματα, brochures, ενημερωτικά φυλλάδια και χάρτες μπορούν εύκολα να δημιουργήσουν εκατοντάδες εκτυπώσεις για μια μόνο εκδήλωση. Σε πολλές περιπτώσεις, ένα QR code ή μια ψηφιακή σελίδα μπορεί να προσφέρει τις ίδιες πληροφορίες και να ενημερώνεται ακόμη και την τελευταία στιγμή.
Το ίδιο ισχύει για τα badges και τις σημάνσεις. Αντί για υλικά σχεδιασμένα αποκλειστικά για μία χρήση, μπορούν να επιλεγούν λύσεις που επαναχρησιμοποιούνται ή ανακυκλώνονται πιο εύκολα. Μικρές αποφάσεις μπορεί να φαίνονται ασήμαντες μεμονωμένα, αλλά σε ένα μεγάλο event επαναλαμβάνονται εκατοντάδες φορές.
Το catering είναι ένα ακόμη σημαντικό σημείο. Η υπερβολική ποσότητα φαγητού αποτελεί συχνό πρόβλημα, ιδιαίτερα όταν οι διοργανωτές θέλουν να αποφύγουν την εικόνα ότι κάτι τελείωσε. Το αποτέλεσμα όμως μπορεί να είναι μεγάλες ποσότητες που δεν καταναλώνονται ποτέ.
Η καλύτερη εκτίμηση των συμμετεχόντων, η σωστή επιλογή μερίδων και ένας πιο οργανωμένος τρόπος αναπλήρωσης μπορούν να περιορίσουν τη σπατάλη χωρίς να επηρεαστεί η εμπειρία των καλεσμένων. Παράλληλα, η επιλογή τοπικών ή εποχικών προϊόντων μπορεί να γίνει μέρος της συνολικής φιλοσοφίας της εκδήλωσης.
Μεγάλη επίδραση έχουν και οι μετακινήσεις. Ένα διεθνές συνέδριο ή μια εταιρική συνάντηση μπορεί να δημιουργήσει σημαντικό αριθμό διαδρομών πριν καν ανοίξουν οι πόρτες του χώρου. Για αυτό, η τοποθεσία αποκτά μεγαλύτερη σημασία.
Ένας χώρος με εύκολη πρόσβαση σε δημόσιες συγκοινωνίες μπορεί να περιορίσει την ανάγκη για δεκάδες ξεχωριστές μετακινήσεις. Αν χρειάζονται transfers, η ομαδική μεταφορά μπορεί να είναι πιο πρακτική από πολλά διαφορετικά οχήματα.
Η υβριδική συμμετοχή μπορεί επίσης να αποτελέσει επιλογή σε ορισμένες περιπτώσεις. Δεν χρειάζεται κάθε συνεργάτης ή ομιλητής να ταξιδεύει υποχρεωτικά για λίγες ώρες παρουσίας. Η δυνατότητα online σύνδεσης μπορεί να μειώσει μετακινήσεις και παράλληλα να κάνει την εκδήλωση προσβάσιμη σε μεγαλύτερο κοινό.
Φυσικά, αυτό δεν σημαίνει ότι τα φυσικά events χάνουν την αξία τους. Η προσωπική επαφή, το networking και η εμπειρία ενός χώρου δύσκολα αντικαθίστανται πλήρως. Η βιωσιμότητα αφορά περισσότερο την επιλογή του πότε μια φυσική παρουσία είναι πραγματικά χρήσιμη και πότε μπορεί να αποφευχθεί μια περιττή μετακίνηση.
Σημαντικός είναι και ο ίδιος ο χώρος. Η ενεργειακή του απόδοση, ο φωτισμός, η διαχείριση απορριμμάτων και η δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης εξοπλισμού μπορούν να επηρεάσουν σημαντικά το συνολικό αποτέλεσμα.
Οι προσωρινές κατασκευές αποτελούν χαρακτηριστικό παράδειγμα. Εντυπωσιακά stands και σκηνικά μπορεί να σχεδιάζονται για μία μόνο ημέρα και μετά να απορρίπτονται. Αντίθετα, modular κατασκευές μπορούν να προσαρμόζονται και να χρησιμοποιούνται ξανά σε διαφορετικές εκδηλώσεις.
Αυτό δημιουργεί και οικονομικό όφελος. Ένα υλικό που επαναχρησιμοποιείται δεν χρειάζεται να αγοράζεται από την αρχή κάθε φορά. Έτσι, μια πιο βιώσιμη επιλογή μπορεί να μειώσει παράλληλα και το μακροχρόνιο κόστος παραγωγής των events.
Το ίδιο ερώτημα μπορεί να τεθεί και για τα εταιρικά δώρα. Πόσα promotional αντικείμενα χρησιμοποιούνται πραγματικά μετά την εκδήλωση; Ένα προϊόν χαμηλής χρησιμότητας μπορεί να μετατραπεί γρήγορα σε απόρριμμα, ακόμη και αν φέρει πάνω του το λογότυπο της εταιρείας.
Μερικές φορές, λιγότερα αλλά πιο χρήσιμα δώρα δημιουργούν καλύτερη εμπειρία. Σε άλλες περιπτώσεις, μπορεί να επιλεγεί μια ψηφιακή παροχή ή ακόμη και να μην υπάρχει καθόλου φυσικό promotional material.
Το sustainable event χρειάζεται όμως να παραμένει αυθεντικό. Αν μια εταιρεία προβάλλει έντονα τη βιωσιμότητα μιας εκδήλωσης αλλά παράλληλα δημιουργεί τεράστια ποσότητα περιττού υλικού, το μήνυμα μπορεί εύκολα να χάσει την αξιοπιστία του.
Για αυτό, οι καλύτερες πρακτικές δεν χρειάζεται πάντα να είναι και οι πιο θεαματικές. Συχνά βρίσκονται στις λεπτομέρειες που ο συμμετέχων μπορεί να μη δει καν. Λιγότερα απορρίμματα, καλύτερος υπολογισμός catering, επαναχρησιμοποιούμενος εξοπλισμός και σωστότερη επιλογή τοποθεσίας μπορούν να έχουν μεγαλύτερη ουσία από μια μεγάλη περιβαλλοντική δήλωση.
Η μέτρηση μπορεί επίσης να βοηθήσει. Πόσο υλικό χρησιμοποιήθηκε; Πόσο φαγητό περίσσεψε; Πόσοι συμμετέχοντες χρησιμοποίησαν οργανωμένη μεταφορά; Οι απαντήσεις επιτρέπουν στην επόμενη διοργάνωση να γίνει καλύτερη.
Αυτό είναι ίσως και το σημαντικότερο στοιχείο. Η βιωσιμότητα ενός event δεν χρειάζεται να είναι τέλεια από την πρώτη προσπάθεια. Μπορεί να βελτιώνεται κάθε φορά, καθώς η επιχείρηση καταλαβαίνει πού δημιουργείται η μεγαλύτερη σπατάλη.
Ένα εταιρικό event είναι προσωρινό. Η νοοτροπία όμως με την οποία σχεδιάζεται μπορεί να δείξει πολλά για τον τρόπο που λειτουργεί συνολικά μια εταιρεία.
Γιατί το ESG δεν φαίνεται μόνο στις μεγάλες επενδύσεις και στις ετήσιες αναφορές. Φαίνεται και στις αποφάσεις που διαρκούν μία ημέρα αλλά αποκαλύπτουν πόσο προσεκτικά επιλέγει μια επιχείρηση να χρησιμοποιεί τους πόρους της.
