Δεν δημιουργούν κόστος μόνο οι λάθος αποφάσεις. Κόστος μπορούν να δημιουργήσουν και οι αποφάσεις που δεν παίρνονται ποτέ. Ένα project περιμένει έγκριση, μια πρόσληψη μεταφέρεται για τον επόμενο μήνα, ένα πρόβλημα σε μια διαδικασία είναι γνωστό αλλά κανείς δεν αποφασίζει πώς θα αντιμετωπιστεί. Σταδιακά, οι ανοιχτές εκκρεμότητες αρχίζουν να συσσωρεύονται και η επιχείρηση αποκτά αυτό που μπορούμε να περιγράψουμε ως decision debt.
Η λογική θυμίζει το technical debt στον χώρο της τεχνολογίας. Μια πρόχειρη τεχνική λύση μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο σήμερα, αλλά αργότερα χρειάζεται περισσότερη δουλειά για να διορθωθεί. Με παρόμοιο τρόπο, μια απόφαση που αναβάλλεται μπορεί προσωρινά να αποφύγει μια δύσκολη συζήτηση, αλλά συχνά δημιουργεί μεγαλύτερη πολυπλοκότητα όσο περνά ο χρόνος.
Ένα απλό παράδειγμα είναι μια υπηρεσία που δεν αποδίδει όπως περίμενε η επιχείρηση. Η ομάδα γνωρίζει ότι χρειάζεται αλλαγή στην τιμή, στη διαδικασία ή ακόμη και στην ίδια την πρόταση. Αν όμως κανείς δεν θέλει να πάρει την τελική απόφαση, η υπηρεσία συνεχίζει να λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο. Οι εργαζόμενοι αφιερώνουν χρόνο, οι πελάτες αντιμετωπίζουν τα ίδια προβλήματα και το κόστος συνεχίζει να αυξάνεται.
Το decision debt εμφανίζεται συχνά όταν δεν είναι ξεκάθαρο ποιος έχει την αρμοδιότητα να αποφασίσει. Ένα θέμα περνά από meeting σε meeting και κάθε φορά ζητούνται περισσότερες πληροφορίες, περισσότερες απόψεις ή μια νέα ανάλυση. Η προετοιμασία μεγαλώνει, αλλά η απόφαση παραμένει ανοιχτή.
Φυσικά, δεν πρέπει κάθε επιχειρηματική επιλογή να λαμβάνεται βιαστικά. Υπάρχουν αποφάσεις που απαιτούν δεδομένα, έλεγχο κινδύνου και προσεκτική εξέταση διαφορετικών σεναρίων. Η διαφορά βρίσκεται στο αν η επιχείρηση συλλέγει πραγματικά τις πληροφορίες που χρειάζεται ή αν χρησιμοποιεί την ανάγκη για «περισσότερα δεδομένα» ως τρόπο να αποφύγει την ευθύνη της επιλογής.
Η συνεχής αναβολή επηρεάζει έντονα και τις ομάδες. Όταν οι εργαζόμενοι δεν γνωρίζουν ποια κατεύθυνση έχει επιλεγεί, δυσκολεύονται να οργανώσουν τη δουλειά τους. Μπορεί να προετοιμάζουν δύο διαφορετικά σενάρια, να περιμένουν εγκρίσεις ή να αποφεύγουν να προχωρήσουν επειδή φοβούνται ότι σύντομα η απόφαση θα αλλάξει.
Έτσι, το κόστος της αναποφασιστικότητας δεν εμφανίζεται πάντα σε έναν συγκεκριμένο λογαριασμό. Κρύβεται σε ώρες εργασίας, καθυστερήσεις, επαναλαμβανόμενα meetings και ενέργεια που καταναλώνεται χωρίς ξεκάθαρο αποτέλεσμα.
Υπάρχει επίσης ψυχολογικό κόστος. Όταν πολλά σημαντικά ζητήματα μένουν ανοιχτά, δημιουργείται συνεχής αίσθηση εκκρεμότητας. Η ομάδα γνωρίζει ότι κάτι πρέπει να αλλάξει, αλλά δεν γνωρίζει πότε ή προς ποια κατεύθυνση. Αυτή η αβεβαιότητα μπορεί να γίνει πιο κουραστική από μια δύσκολη αλλά ξεκάθαρη απόφαση.
Ένας τρόπος να περιοριστεί το decision debt είναι να διαχωρίζονται οι αναστρέψιμες από τις δύσκολα αναστρέψιμες αποφάσεις. Δεν χρειάζονται όλες το ίδιο επίπεδο ανάλυσης. Αν μια επιλογή μπορεί εύκολα να αλλάξει μετά από δύο εβδομάδες, ίσως δεν υπάρχει λόγος να συζητείται για δύο μήνες.
Μια νέα εσωτερική διαδικασία, ένα μικρό test σε μια καμπάνια ή μια προσωρινή αλλαγή στον τρόπο οργάνωσης μπορούν να δοκιμαστούν και να επανεκτιμηθούν. Αντίθετα, μια μεγάλη επένδυση, μια εξαγορά ή μια σημαντική αλλαγή στη δομή της εταιρείας απαιτούν πολύ μεγαλύτερη προσοχή.
Σημαντικό είναι επίσης κάθε απόφαση να έχει ξεκάθαρο ιδιοκτήτη. Η συμμετοχή πολλών ανθρώπων μπορεί να βελτιώσει την ποιότητα της συζήτησης, αλλά κάποιος πρέπει τελικά να είναι υπεύθυνος για το αποτέλεσμα. Όταν η ευθύνη διαχέεται σε ολόκληρη την ομάδα, είναι εύκολο να καταλήξει να μην ανήκει πραγματικά σε κανέναν.
Χρήσιμο μπορεί να είναι και ένα απλό deadline απόφασης. Όχι μόνο deadline για την ολοκλήρωση ενός project, αλλά συγκεκριμένη ημερομηνία μέχρι την οποία πρέπει να έχει επιλεγεί η κατεύθυνση. Αυτό αναγκάζει την ομάδα να ξεχωρίσει ποιες πληροφορίες είναι πραγματικά απαραίτητες και ποιες θα ήταν απλώς καλό να υπάρχουν.
Η καλή διοίκηση δεν σημαίνει ότι κάθε απόφαση θα αποδειχθεί σωστή. Καμία επιχείρηση δεν μπορεί να εξαλείψει πλήρως την αβεβαιότητα. Σημαίνει όμως ότι μπορεί να παίρνει αρκετά καλές αποφάσεις με τις πληροφορίες που διαθέτει και να προσαρμόζεται όταν εμφανιστούν νέα δεδομένα.
Σε πολλές περιπτώσεις, μια μέτρια απόφαση που εφαρμόζεται και αξιολογείται μπορεί να είναι πιο χρήσιμη από μια θεωρητικά τέλεια απόφαση που δεν έρχεται ποτέ.
Το decision debt γίνεται πραγματικά επικίνδυνο όταν μετατρέπεται σε κουλτούρα. Όταν όλοι γνωρίζουν ότι οι δύσκολες επιλογές μεταφέρονται συνεχώς αργότερα, αρχίζουν και οι ίδιοι να αποφεύγουν την ευθύνη. Τα προβλήματα ανεβαίνουν επίπεδο αντί να λύνονται εκεί όπου εμφανίζονται και η επιχείρηση γίνεται σταδιακά πιο αργή.
Η ταχύτητα στις αποφάσεις δεν σημαίνει προχειρότητα. Σημαίνει καθαρούς ρόλους, σωστές πληροφορίες και αποδοχή ότι δεν θα υπάρχει ποτέ απόλυτη βεβαιότητα.
Κάθε ανοιχτή απόφαση έχει ένα μικρό κόστος. Όταν όμως οι εκκρεμότητες γίνουν δεκάδες, αυτό το κόστος αρχίζει να επηρεάζει ολόκληρη τη λειτουργία.
Για αυτό, μια επιχείρηση δεν χρειάζεται να εξετάζει μόνο όσα έχει αποφασίσει. Χρειάζεται ανά διαστήματα να κοιτάζει και όσα αποφεύγει ακόμη να αποφασίσει.
Γιατί πολλές φορές, το μεγαλύτερο εμπόδιο στην πρόοδο δεν είναι μια λάθος κατεύθυνση. Είναι η απουσία κατεύθυνσης.
