Η μετάβαση στο cloud έδωσε στις επιχειρήσεις κάτι εξαιρετικά σημαντικό: ευελιξία. Αντί να αγοράζουν από την αρχή servers και υποδομές για τις ανάγκες των επόμενων ετών, μπορούν να χρησιμοποιούν περισσότερους ή λιγότερους πόρους ανάλογα με τη ζήτηση. Αυτή η ευκολία, όμως, συνοδεύεται από μια νέα πρόκληση. Όταν η χρήση μπορεί να αυξηθεί μέσα σε λίγα λεπτά, το ίδιο μπορεί να συμβεί και με το κόστος.
Εδώ εμφανίζεται το FinOps, μια προσέγγιση που προσπαθεί να φέρει πιο κοντά την τεχνική και την οικονομική πλευρά της χρήσης cloud υπηρεσιών. Η βασική ιδέα είναι ότι το κόστος της τεχνολογίας δεν πρέπει να εξετάζεται μόνο στο τέλος του μήνα, όταν εμφανιστεί ο λογαριασμός. Πρέπει να αποτελεί μέρος των καθημερινών αποφάσεων.
Σε ένα παραδοσιακό μοντέλο IT, μια επιχείρηση μπορεί να αγοράσει έναν server και να γνωρίζει σε μεγάλο βαθμό το κόστος της επένδυσης από την αρχή. Στο cloud, η λογική είναι διαφορετική. Η εταιρεία μπορεί να πληρώνει ανάλογα με την υπολογιστική ισχύ, την αποθήκευση, τη μεταφορά δεδομένων και πολλές ακόμη υπηρεσίες που χρησιμοποιεί.
Αυτό προσφέρει τεράστια ευελιξία, αλλά κάνει τον έλεγχο πιο σύνθετο.
Μια ομάδα ανάπτυξης μπορεί, για παράδειγμα, να δημιουργήσει ένα νέο περιβάλλον για testing. Το project ολοκληρώνεται, αλλά οι πόροι παραμένουν ενεργοί. Ένα σύστημα μπορεί να έχει ρυθμιστεί για πολύ μεγαλύτερη ισχύ από αυτή που χρειάζεται στην πράξη. Μπορεί επίσης να υπάρχουν δεδομένα που αποθηκεύονται για χρόνια χωρίς να χρησιμοποιούνται ποτέ.
Καμία από αυτές τις περιπτώσεις δεν μοιάζει ιδιαίτερα σοβαρή από μόνη της. Όταν όμως πολλαπλασιαστούν σε δεκάδες εφαρμογές, ομάδες και projects, το συνολικό κόστος μπορεί να αυξηθεί σημαντικά.
Το πρόβλημα γίνεται μεγαλύτερο όταν κανείς δεν γνωρίζει ξεκάθαρα ποιος είναι υπεύθυνος. Η τεχνική ομάδα βλέπει τους πόρους ως απαραίτητους για τη λειτουργία. Το οικονομικό τμήμα βλέπει έναν λογαριασμό που αυξάνεται. Η διοίκηση βλέπει ένα συνολικό κόστος, αλλά όχι απαραίτητα τι επιχειρηματική αξία δημιουργεί κάθε υπηρεσία.
Το FinOps προσπαθεί να ενώσει αυτές τις διαφορετικές οπτικές.
Αντί το finance να ζητά απλώς «μείωση κόστους», χρειάζεται να γνωρίζει ποιες τεχνολογικές δαπάνες υποστηρίζουν πραγματικά την ανάπτυξη. Και αντί η τεχνική ομάδα να χρησιμοποιεί πόρους χωρίς οικονομική εικόνα, χρειάζεται να καταλαβαίνει τι κόστος δημιουργεί κάθε επιλογή.
Το ζητούμενο δεν είναι επομένως να χρησιμοποιεί η επιχείρηση όσο το δυνατόν λιγότερο cloud. Είναι να παίρνει μεγαλύτερη αξία από όσα πληρώνει.
Ένα από τα βασικά βήματα είναι η ορατότητα. Η επιχείρηση πρέπει να μπορεί να γνωρίζει ποια ομάδα, εφαρμογή ή project δημιουργεί κάθε δαπάνη. Ένας συνολικός λογαριασμός δεν προσφέρει αρκετές πληροφορίες για να ληφθούν σωστές αποφάσεις.
Όταν το κόστος χωριστεί ανά υπηρεσία, η εικόνα γίνεται πολύ πιο χρήσιμη. Μπορεί ένα προϊόν να χρησιμοποιεί σημαντικούς πόρους αλλά ταυτόχρονα να δημιουργεί αντίστοιχα έσοδα. Σε αυτή την περίπτωση, ένα υψηλό κόστος δεν είναι απαραίτητα πρόβλημα.
Αντίθετα, μια εφαρμογή που χρησιμοποιείται ελάχιστα μπορεί να συνεχίζει να καταναλώνει σημαντικούς πόρους χωρίς ουσιαστικό επιχειρηματικό όφελος. Εκεί υπάρχει πραγματική ευκαιρία βελτιστοποίησης.
Το FinOps βοηθά επίσης να αλλάξει ο τρόπος με τον οποίο σχεδιάζεται η τεχνολογία. Ένας developer μπορεί να επιλέξει ανάμεσα σε δύο λύσεις που προσφέρουν παρόμοιο αποτέλεσμα, αλλά έχουν πολύ διαφορετικό κόστος λειτουργίας. Αν αυτή η πληροφορία είναι διαθέσιμη εγκαίρως, η οικονομική διάσταση μπορεί να μπει στην απόφαση πριν υλοποιηθεί η λύση.
Αυτό είναι σημαντικό γιατί το κόστος διορθώνεται δυσκολότερα όταν ένα σύστημα έχει ήδη χτιστεί γύρω από συγκεκριμένες επιλογές.
Υπάρχουν και πολύ απλές πρακτικές. Πόροι που χρησιμοποιούνται μόνο για development μπορούν να απενεργοποιούνται εκτός ωραρίου. Παλιές δοκιμαστικές υποδομές μπορούν να διαγράφονται. Αποθηκευμένα δεδομένα μπορούν να μεταφέρονται σε οικονομικότερες κατηγορίες όταν δεν χρειάζονται συχνή πρόσβαση.
Η σωστή επιλογή μεγέθους είναι επίσης σημαντική. Ένας server μπορεί να έχει πολύ περισσότερη ισχύ από αυτή που χρησιμοποιεί πραγματικά. Η μείωση στο κατάλληλο επίπεδο δεν αλλάζει απαραίτητα την εμπειρία του χρήστη, αλλά μπορεί να περιορίσει το κόστος.
Παράλληλα, η αυτοματοποίηση μπορεί να βοηθήσει. Ειδοποιήσεις μπορούν να ενεργοποιούνται όταν μια δαπάνη ξεπερνά συγκεκριμένα επίπεδα ή όταν εμφανίζεται ασυνήθιστη αύξηση στη χρήση. Έτσι, η εταιρεία δεν χρειάζεται να ανακαλύπτει το πρόβλημα εβδομάδες αργότερα.
Το σημαντικό είναι να αποφεύγεται και η αντίθετη υπερβολή. Αν η προσπάθεια μείωσης του κόστους γίνει πολύ επιθετική, μπορεί να επηρεάσει την απόδοση, την αξιοπιστία ή την ικανότητα μιας ομάδας να δοκιμάζει νέες ιδέες.
Το φθηνότερο σύστημα δεν είναι πάντα το καλύτερο.
Η πραγματική λογική του FinOps βρίσκεται στην ισορροπία ανάμεσα σε κόστος, ταχύτητα και επιχειρηματική αξία. Μια εταιρεία μπορεί συνειδητά να πληρώνει περισσότερο για μεγαλύτερη διαθεσιμότητα ή καλύτερη απόδοση, αρκεί αυτή η επιλογή να είναι γνωστή και δικαιολογημένη.
Για αυτό, το FinOps δεν είναι αποκλειστικά δουλειά του IT ούτε αποκλειστικά του οικονομικού τμήματος. Χρειάζεται συνεργασία. Οι ομάδες τεχνολογίας γνωρίζουν πώς λειτουργούν τα συστήματα, το finance γνωρίζει την οικονομική εικόνα και η διοίκηση γνωρίζει ποιες υπηρεσίες έχουν μεγαλύτερη στρατηγική σημασία.
Όταν αυτές οι πληροφορίες συνδυάζονται, το cloud παύει να είναι ένας λογαριασμός που απλώς πρέπει να πληρωθεί.
Γίνεται μια επένδυση που μπορεί να αξιολογηθεί.
Η ευκολία του cloud είναι ακριβώς αυτό που το έκανε τόσο ισχυρό. Είναι όμως και ο λόγος που τα κόστη μπορούν να αυξηθούν χωρίς να γίνουν αμέσως αντιληπτά.
Για αυτό, το επόμενο στάδιο της ψηφιακής ωριμότητας δεν είναι απλώς να μεταφερθούν περισσότερα συστήματα στο cloud. Είναι να γνωρίζει η επιχείρηση τι πληρώνει, γιατί το πληρώνει και τι πραγματική αξία παίρνει πίσω.
