Μια επιχείρηση ολοκληρώνει μια επιτυχημένη χρονιά. Οι πωλήσεις έχουν αυξηθεί, οι παραγγελίες συνεχίζονται και τα οικονομικά αποτελέσματα δείχνουν κερδοφορία. Παρ’ όλα αυτά, κάθε τέλος του μήνα υπάρχει η ίδια αγωνία. Θα υπάρχουν αρκετά χρήματα για μισθούς, προμηθευτές και τρέχουσες υποχρεώσεις; Το παράδοξο είναι ότι μια εταιρεία μπορεί να είναι κερδοφόρα και ταυτόχρονα να αντιμετωπίζει σοβαρό πρόβλημα ρευστότητας.
Η διαφορά βρίσκεται ανάμεσα στο κέρδος και στο cash flow, δηλαδή στις πραγματικές εισροές και εκροές χρημάτων. Το κέρδος δείχνει, με βάση τους λογιστικούς κανόνες, αν τα έσοδα υπερβαίνουν τα σχετικά έξοδα. Η ρευστότητα δείχνει αν υπάρχουν διαθέσιμα χρήματα τη στιγμή που χρειάζονται.
Οι δύο έννοιες συνδέονται, αλλά δεν είναι ίδιες. Μια επιχείρηση μπορεί να έχει πραγματοποιήσει πωλήσεις που δεν έχουν ακόμη εισπραχθεί. Μπορεί επίσης να έχει αγοράσει εμπορεύματα που παραμένουν στην αποθήκη ή να έχει πραγματοποιήσει σημαντικές επενδύσεις σε εξοπλισμό. Όλα αυτά επηρεάζουν τα διαθέσιμα χρήματα, χωρίς να αποτυπώνονται με τον ίδιο τρόπο στο λογιστικό αποτέλεσμα.
Ας υποθέσουμε ότι μια εταιρεία ολοκληρώνει μια παραγγελία αξίας 10.000 ευρώ και συμφωνεί να πληρωθεί έπειτα από 90 ημέρες. Για να εκτελέσει όμως την παραγγελία, πρέπει να πληρώσει τους προμηθευτές της μέσα σε 30 ημέρες. Η πώληση έχει πραγματοποιηθεί, αλλά τα χρήματα δεν έχουν ακόμη φτάσει στο ταμείο.
Στο διάστημα που μεσολαβεί, η εταιρεία πρέπει να καλύψει τη διαφορά με τα δικά της διαθέσιμα κεφάλαια ή με κάποια μορφή χρηματοδότησης. Όσο περισσότερες αντίστοιχες συναλλαγές πραγματοποιούνται, τόσο μεγαλύτερη μπορεί να γίνεται η ανάγκη για ρευστότητα.
Εδώ εμφανίζεται μια σημαντική επιχειρηματική πραγματικότητα. Η αύξηση των πωλήσεων δεν σημαίνει απαραίτητα και αύξηση των διαθέσιμων χρημάτων. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια επιχείρηση που αναπτύσσεται γρήγορα χρειάζεται ακόμη περισσότερα κεφάλαια για να χρηματοδοτήσει την καθημερινή της λειτουργία.
Αυτό γίνεται ιδιαίτερα εμφανές σε εταιρείες που διατηρούν αποθέματα. Ένα κατάστημα μπορεί να επενδύσει σημαντικό ποσό στην αγορά προϊόντων ενόψει μιας περιόδου αυξημένης ζήτησης. Μέχρι όμως να πουληθούν τα προϊόντα και να εισπραχθούν τα χρήματα, το κεφάλαιο παραμένει δεσμευμένο στην αποθήκη.
Αντίστοιχες πιέσεις αντιμετωπίζουν και επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών. Ένα δημιουργικό γραφείο, για παράδειγμα, μπορεί να εργάζεται επί δύο μήνες πάνω σε ένα μεγάλο project και να πληρωθεί μόνο μετά την ολοκλήρωσή του. Στο μεταξύ, οι μισθοί, οι συνδρομές και τα λειτουργικά έξοδα συνεχίζουν να καταβάλλονται κανονικά.
Για αυτό, η διαχείριση της ρευστότητας δεν αποτελεί αποκλειστικά ευθύνη του λογιστηρίου. Συνδέεται με τον τρόπο που η εταιρεία διαπραγματεύεται, τιμολογεί, οργανώνει τις αγορές της και συμφωνεί τους όρους πληρωμής.
Ένα σημαντικό εργαλείο είναι η πρόβλεψη ταμειακών ροών. Αντί η διοίκηση να εξετάζει μόνο πόσα χρήματα υπάρχουν σήμερα στον λογαριασμό, μπορεί να παρακολουθεί ποιες εισπράξεις αναμένονται και ποιες πληρωμές πρέπει να πραγματοποιηθούν τις επόμενες εβδομάδες ή μήνες.
Μια τέτοια πρόβλεψη δεν χρειάζεται απαραίτητα να είναι περίπλοκη. Ακόμη και μια οργανωμένη καταγραφή των αναμενόμενων εισπράξεων, των σταθερών εξόδων και των προγραμματισμένων πληρωμών μπορεί να βοηθήσει μια μικρή επιχείρηση να εντοπίσει εγκαίρως περιόδους πίεσης.
Ιδιαίτερη σημασία έχει και η διαχείριση των απαιτήσεων από πελάτες. Μια πώληση δεν ολοκληρώνεται από οικονομική άποψη απλώς επειδή εκδόθηκε ένα τιμολόγιο. Η επιχείρηση χρειάζεται να παρακολουθεί πότε αναμένεται η εξόφληση και να αντιμετωπίζει οργανωμένα τις καθυστερήσεις.
Οι ξεκάθαροι όροι πληρωμής, η έγκαιρη τιμολόγηση και η συστηματική επικοινωνία μπορούν να περιορίσουν την αβεβαιότητα. Σε έργα μεγάλης διάρκειας, μπορεί επίσης να εξεταστεί η συμφωνία προκαταβολών ή ενδιάμεσων πληρωμών, ώστε το κόστος υλοποίησης να μη χρηματοδοτείται αποκλειστικά από την επιχείρηση.
Εξίσου προσεκτική χρειάζεται να είναι η διαχείριση των αποθεμάτων. Η υπερβολική αποθήκευση προϊόντων δεσμεύει κεφάλαια που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για άλλες ανάγκες. Από την άλλη πλευρά, τα πολύ περιορισμένα αποθέματα μπορεί να οδηγήσουν σε χαμένες πωλήσεις. Η σωστή ισορροπία εξαρτάται από τη ζήτηση, τους χρόνους προμήθειας και τις ανάγκες κάθε εταιρείας.
Η ρευστότητα επηρεάζεται ακόμη και από αποφάσεις που αρχικά φαίνονται καθαρά εμπορικές. Μια μεγάλη έκπτωση με άμεση είσπραξη μπορεί να δημιουργεί διαφορετική ταμειακή εικόνα από μια πώληση σε υψηλότερη τιμή με μεγάλη πίστωση. Αυτό δεν σημαίνει ότι η πρώτη επιλογή είναι πάντα καλύτερη. Σημαίνει ότι οι όροι είσπραξης πρέπει να αξιολογούνται μαζί με το περιθώριο κέρδους.
Παράλληλα, κάθε επιχείρηση χρειάζεται να γνωρίζει ποιο είναι το ελάχιστο ποσό που απαιτείται για να συνεχίσει να λειτουργεί χωρίς διακοπές. Οι μισθοί, το ενοίκιο, οι ασφαλιστικές υποχρεώσεις και τα βασικά λειτουργικά έξοδα δεν μπορούν πάντα να περιμένουν μέχρι να εξοφληθεί ένας μεγάλος πελάτης.
Η ύπαρξη ενός λογικού ταμειακού αποθέματος μπορεί να προσφέρει μεγαλύτερη ασφάλεια απέναντι σε απρόβλεπτες καθυστερήσεις. Δεν εξαλείφει τους κινδύνους, αλλά δίνει στη διοίκηση περισσότερο χρόνο να αντιδράσει χωρίς να χρειάζεται να λαμβάνει βιαστικές αποφάσεις.
Το σημαντικότερο είναι να μη συγχέεται η ανάπτυξη με την οικονομική άνεση. Μια εταιρεία μπορεί να μεγαλώνει, να αποκτά νέους πελάτες και να αυξάνει τον κύκλο εργασιών της, ενώ ταυτόχρονα δυσκολεύεται να χρηματοδοτήσει αυτή την επέκταση.
Η υγιής ανάπτυξη χρειάζεται επομένως δύο πράγματα. Να δημιουργεί πραγματική οικονομική αξία και να εξασφαλίζει ότι υπάρχουν τα απαραίτητα χρήματα για να συνεχίζεται η λειτουργία της επιχείρησης.
Γιατί τελικά, τα κέρδη δείχνουν αν ένα επιχειρηματικό μοντέλο μπορεί να αποδίδει. Η ρευστότητα καθορίζει αν η επιχείρηση μπορεί να συνεχίσει να λειτουργεί μέχρι να εισπράξει αυτά τα κέρδη.
