Ένας εργαζόμενος ανακοινώνει ότι αποφάσισε να αποχωρήσει από την εταιρεία. Η διοίκηση οργανώνει την αντικατάστασή του, οι εκκρεμότητες μεταφέρονται σε συναδέλφους και ξεκινά η αναζήτηση νέου προσωπικού. Η προσοχή στρέφεται σχεδόν αποκλειστικά στο ποιος θα καλύψει τη θέση που αδειάζει. Ωστόσο, υπάρχει ένα ερώτημα που μπορεί να αποδειχθεί εξίσου σημαντικό: γιατί αποφάσισε αυτός ο άνθρωπος να φύγει;
Οι συνεντεύξεις αποχώρησης εργαζομένων, γνωστές ως Exit Interviews, αποτελούν μια διαδικασία μέσα από την οποία μια επιχείρηση προσπαθεί να κατανοήσει την εμπειρία ενός εργαζομένου πριν ολοκληρωθεί η συνεργασία τους. Στόχος δεν είναι να τον μεταπείσει την τελευταία στιγμή, αλλά να συγκεντρώσει πληροφορίες που ενδεχομένως δεν είχαν εκφραστεί όσο βρισκόταν στην εταιρεία.
Η αποχώρηση ενός εργαζομένου μπορεί να οφείλεται σε πολλούς διαφορετικούς λόγους. Μια καλύτερη οικονομική πρόταση, η επιθυμία για επαγγελματική εξέλιξη, προσωπικές ανάγκες ή η αλλαγή κατεύθυνσης στην καριέρα του μπορούν να επηρεάσουν την απόφαση. Δεν σημαίνει κάθε παραίτηση ότι υπάρχει πρόβλημα στην επιχείρηση. Όταν όμως διαφορετικοί άνθρωποι αποχωρούν επανειλημμένα για παρόμοιους λόγους, αξίζει να εξεταστεί τι βρίσκεται πίσω από αυτό το μοτίβο.
Ας υποθέσουμε ότι μέσα σε έναν χρόνο αποχωρούν αρκετοί εργαζόμενοι από το ίδιο τμήμα. Στις συνεντεύξεις τους αναφέρουν ότι οι αρμοδιότητες δεν ήταν ξεκάθαρες και ότι δυσκολεύονταν να επικοινωνήσουν με τον προϊστάμενό τους. Αν η εταιρεία αντιμετωπίσει κάθε αποχώρηση ως μεμονωμένο περιστατικό, μπορεί να χάσει την ευκαιρία να αναγνωρίσει ένα επαναλαμβανόμενο λειτουργικό πρόβλημα.
Εδώ βρίσκεται η πραγματική αξία των Exit Interviews. Δεν προσφέρουν απαραίτητα μια ολοκληρωμένη εικόνα της εταιρείας, αλλά μπορούν να αποκαλύψουν ζητήματα που χρειάζονται περαιτέρω διερεύνηση.
Υπάρχει όμως μια σημαντική προϋπόθεση. Ο εργαζόμενος πρέπει να αισθάνεται ότι μπορεί να μιλήσει ειλικρινά. Αν η συζήτηση μοιάζει με απολογία ή πραγματοποιείται από το ίδιο πρόσωπο με το οποίο υπήρχαν εντάσεις, οι απαντήσεις μπορεί να είναι ιδιαίτερα επιφυλακτικές.
Για αυτό, η διαδικασία χρειάζεται να οργανώνεται με ουδέτερο και επαγγελματικό τρόπο. Σε μια μεγαλύτερη επιχείρηση, τη συζήτηση μπορεί να αναλαμβάνει το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού. Σε μια μικρότερη εταιρεία, μπορεί να πραγματοποιείται από κάποιο άλλο πρόσωπο που δεν εμπλέκεται άμεσα στα ζητήματα της καθημερινής συνεργασίας.
Οι ερωτήσεις χρειάζεται επίσης να έχουν ουσία. Αντί για το γενικό «ήσασταν ικανοποιημένος;», είναι πιο χρήσιμο να εξεταστούν συγκεκριμένες πλευρές της εργασιακής εμπειρίας. Είχε ο εργαζόμενος τα εργαλεία που χρειαζόταν; Ήταν σαφείς οι ευθύνες του; Είχε ευκαιρίες εξέλιξης; Υπήρχε κάτι που δυσκόλευε συστηματικά τη δουλειά του;
Εξίσου σημαντικό είναι να ακούγονται οι απαντήσεις χωρίς άμεση προσπάθεια αμφισβήτησής τους. Η συνέντευξη αποχώρησης δεν αποτελεί διαπραγμάτευση για το ποιος έχει δίκιο. Αποτελεί ευκαιρία για την επιχείρηση να κατανοήσει πώς βίωσε τη συνεργασία ένας άνθρωπος που αποφάσισε να την ολοκληρώσει.
Βέβαια, τα λεγόμενα ενός εργαζομένου δεν μπορούν να θεωρούνται αυτόματα αντικειμενική αποτύπωση όλων των γεγονότων. Κάθε άνθρωπος έχει τη δική του εμπειρία και οπτική. Για αυτό, οι πληροφορίες χρειάζεται να εξετάζονται μαζί με άλλα δεδομένα, όπως η κινητικότητα προσωπικού, οι εσωτερικές αξιολογήσεις και οι παρατηρήσεις των ομάδων.
Η αξία αυξάνεται όταν η επιχείρηση αναζητά επαναλαμβανόμενα μοτίβα αντί να εστιάζει αποκλειστικά σε μεμονωμένα σχόλια.
Υπάρχει και ένα ακόμη συχνό λάθος. Μια εταιρεία μπορεί να πραγματοποιεί συστηματικά Exit Interviews, να συγκεντρώνει χρήσιμες πληροφορίες και στη συνέχεια να μην κάνει τίποτα με αυτές. Τα δεδομένα αποθηκεύονται σε έναν φάκελο και η διαδικασία επαναλαμβάνεται στην επόμενη αποχώρηση, χωρίς να επηρεάζει ουσιαστικά τη λειτουργία της.
Για να έχει πραγματική αξία, η ανατροφοδότηση χρειάζεται να συνδέεται με συγκεκριμένες ενέργειες. Αν αρκετοί εργαζόμενοι αναφέρουν δυσκολίες στο onboarding, η επιχείρηση μπορεί να επανεξετάσει τον τρόπο ένταξης νέου προσωπικού. Αν εμφανίζονται επανειλημμένα προβλήματα στην κατανομή εργασιών, ίσως χρειάζεται καλύτερη οργάνωση των ευθυνών.
Η διαχείριση των πληροφοριών απαιτεί και διακριτικότητα. Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν πώς θα χρησιμοποιηθούν οι απαντήσεις τους και ποιος θα έχει πρόσβαση σε αυτές. Η επιχείρηση δεν πρέπει να υπόσχεται απόλυτη ανωνυμία όταν η φύση της συζήτησης δεν μπορεί να την εξασφαλίσει.
Παράλληλα, η αποχώρηση δεν πρέπει να αποτελεί τη μοναδική στιγμή που η διοίκηση ζητά ειλικρινή ανατροφοδότηση. Αν ένας εργαζόμενος αισθάνεται ότι μπορεί να εκφράσει ένα πρόβλημα μόνο αφού έχει ήδη παραιτηθεί, τότε η εταιρεία ενδέχεται να χάνει σημαντικές ευκαιρίες βελτίωσης.
Οι τακτικές συζητήσεις, η ανοιχτή επικοινωνία και η έγκαιρη αντιμετώπιση δυσκολιών μπορούν να βοηθήσουν ώστε ορισμένα ζητήματα να εντοπίζονται πριν οδηγήσουν σε μια αποχώρηση.
Ένα Exit Interview, επομένως, δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως μια τυπική διαδικασία του HR. Μπορεί να αποτελέσει εργαλείο οργανωτικής μάθησης, προσφέροντας στη διοίκηση μια διαφορετική οπτική για όσα συμβαίνουν στην καθημερινότητα της επιχείρησης.
Και ίσως εκεί βρίσκεται το σημαντικότερο συμπέρασμα.
Μια εταιρεία δεν μπορεί να αποτρέψει κάθε παραίτηση, ούτε χρειάζεται να θεωρεί κάθε αποχώρηση αποτυχία. Μπορεί όμως να επιλέξει αν θα αφήσει έναν εργαζόμενο να φύγει χωρίς να μάθει τίποτα από την εμπειρία του.
Γιατί η τελευταία συζήτηση με έναν εργαζόμενο μπορεί να αποτελέσει την αρχή μιας σημαντικής βελτίωσης για όσους παραμένουν.
